Inschrijven en deelname

1. De deelnemer mag aan het evenement deelnemen als het daarvoor bedoelde inschrijfformulier volledig heeft ingevuld en de toegangsprijs is voldaan.
2. De inschrijftermijn wordt vermeld in de aankondiging. Inschrijving na de inschrijftermijn is niet mogelijk.
3. Een inschrijving verplicht tot het betalen van het inschrijfgeld.
4. Op de toegangsprijs kan worden korting verleend. De korting wordt vermeld in de aankondiging of op de betalingsbevestiging van een eerdere inschrijving.
5. De datum en volgorde van betalen bepaalt het inschrijfmoment indien er in de aankondiging sprake is van een maximum aantal deelnemers of soort deelnemers (speler of figurant). Deelnemers die niet meer worden toegelaten, ontvangen binnen 1 week het inschrijfgeld retour.
6. Indien de deelnemer is verhinderd aan het evenement deel te nemen, dan wordt na schriftelijke afmelding het inschrijfgeld
   1. Tot 1 maand voor aanvang van het evenement voor 100% gerestitueerd (terugbetaling vindt plaats binnen 1 week na afmelding);
   2. Tot twee weken voor aanvang van het evenement voor 50% gerestitueerd (terugbetaling vindt plaats binnen 1 week na afmelding);
   3. Daarna niet meer gerestitueerd.
7. Indien na aanvang van het evenement het spel voortijdig wordt verlaten, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de ‘nooduitgang’ (zie verderop), is er geen recht tot restitutie van het inschrijfgeld.
8. In geval van ziekte of sterfgeval in de familie vlak voor en tijdens het evenement kan de deelnemer een verzoek indienen bij de organisatie om een uitzondering te maken op bovenstaande regel.
9. De organisatie houdt zich te allen tijde het recht voor deelnemers uit te sluiten van deelname met opgaaf van reden. Reeds betaald inschrijfgeld wordt gerestitueerd, tenzij uitsluiting plaatsvindt tijdens het evenement als gevolg van ontoelaatbaar gedrag van de deelnemer. Tegen het besluit van de organisatie is geen beroep mogelijk.
10. De organisatie houdt zich het recht voor een evenement te annuleren indien het minimum aantal inschrijvingen niet is gehaald op het einde van de inschrijftermijn. Inschrijfgeld wordt volledig binnen een week na annuleren gerestitueerd op het bij de organisatie bekende rekeningnummer.
11. De organisatie vindt het belangrijk dat deelnemers met een laag inkomen zich kunnen inschrijven. De deelnemer dient zelf contact met de organisatie op te nemen om te overleggen onder welke voorwaarden inschrijving haalbaar is voor zowel de deelnemer als de organisatie. Tegen het besluit van de organisatie over de gestelde voorwaarden is geen beroep mogelijk.

Aansprakelijkheid

1. Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisator toe te rekenen opzet of grove nalatigheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
2. Indien aansprakelijkheid door de organisatie voor schade van de deelnemer moet worden aangenomen, blijft de verplichting van de organisatie tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de organisator ter zake van de schade uitkeert.
3. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het evenement.
4. De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet.
5. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
6. De organisatie kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het evenement geen doorgang te laten vinden. Een besluit van de organisatie om het evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de deelnemer gemaakte kosten.

Persoonsgegevens

1. De door de deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisatie opgenomen in een bestand. De deelnemer verleent door inschrijving toestemming aan de organisatie tot gebruik van de persoonsgegevens ten behoeve van innen van het inschrijfgeld en het verzenden van informatie over het evenement en toekomstige evenementen aan de deelnemer.
2. Het is de deelnemer te allen tijde toegestaan schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de organisatie, waarna de organisatie dat verzenden stopzet.

Portretrecht
, auteursrecht en naburige rechten

1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisatie voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is.
2. De organisatie verstrekt alleen materiaal aan derden met toestemming van degene die zijn afgebeeld.
3. Het auteursrecht van speldocumentatie en het scenario berust bij de organisatie of zijn in licentie genomen door de organisatie. Het is niet toegestaan zonder toestemming van de organisatie of rechthebbende deze materialen te vermenigvuldigen.
4. De deelnemer draagt bij voorbaat zijn naburige rechten van zijn optreden tijdens het spel over aan de organisatie indien er van het spel opnamen worden gemaakt.

Verantwoordelijkheden tijdens het evenement

1. Deelnemers weten waar en wanneer het spel plaatsvindt door zich bekend te maken met de grenzen van het spel wat betreft locatie en tijden zoals is aangegeven door de organisatie. Indien het niet duidelijk is wanneer instructies van de organisatie binnen of buiten het spel horen, heeft de deelnemer zelf de verantwoordelijkheid om verduidelijking te vragen aan de organisatie.
2. Deelnemers dienen de instructies, waaronder veiligheidsinstructies, op te volgen van de organisatie, c.q. van personen die gelet op de door hen gedragen kleding of andere uiterlijke kenmerken, kennelijk tot de organisatie behoren. Niet opvolgen van instructies kan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement leiden, met opgave van reden. Er vindt in dat geval geen restitutie plaats van inschrijvingsgeld. Uitzondering op deze regel zijn instructies die onderdeel zijn van het spel en de spelwereld.
3. Als de organisatie eten, drinken en een slaapplaats faciliteert binnen bepaalde tijden, dan heeft de organisatie niet de verplichting rekening te houden met deelnemers die de tijden niet respecteren.
4. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij geen schade toebrengt aan eigendommen van anderen en geen afval achterlaat.
5. Deelnemers zijn er zich van bewust dat ze gedurende het spel geraakt kan worden door een Larp wapen. Indien dergelijke Larp wapens in het spel aanwezig zijn, wordt dit expliciet in de aankondiging van het evenement vermeld.
6. Het is de deelnemer niet toegestaan tijdens het spel onder invloed te zijn van drugs of overmatig alcoholgebruik. Roken mag alleen op de organisatie aangegeven plaatsen.
7. De deelnemer zorgt er samen met de andere deelnemers voor dat het spel in veiligheid kan plaatsvinden. Er wordt respectvol met elkaar omgegaan, persoonlijke grenzen worden gerespecteerd en er worden geen acties uitgevoerd die mogelijk de goede naam en reputatie van real life gaming schaden. Bij twijfel over het in te zetten spel overlegt de deelnemer met de organisatie.

11. Problemen waarvan de aard buiten het spel ligt, wordt buiten het spel met andere deelnemers of met tussenkomst van de organisatie opgelost.
12. In discussies over de spelwereld, spelregels en spel heeft de organisatie het laatste woord. Het besluit wordt als een instructie van de organisatie gezien.
13. Het doen van spelaanbiedingen en het voorleggen van interessante keuzes is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van deelnemers en organisatie.
14. Het wordt deelnemers afgeraden om buiten het spel te overleggen over het spel of op eigen gelegenheid door te spelen. De organisatie houdt hiermee geen rekening met het tijdens evenementen aangeboden spel. Het kan tot verwarring en teleurstelling van de deelnemer en andere deelnemers leiden.